¿En qué se diferencia un equipo remoto asíncrono de un equipo remoto en el que todos tienen una superposición del 100 % de la zona horaria? ¿Cuáles son las ventajas y las desventajas? En un equipo organizado para no ser interrumpido, ¿quién responde cuando hay algo urgente? Estas y otras preguntas fueron el tema de nuestra conversación con Brenna Loury, Jefa de Marketing de Doist (fabricante de Todoist and Twist).
Con la transición y apertura al trabajo remoto durante el 2020, muchas empresas están considerando mantener esta modalidad en el futuro, y están dispuestas a salir a buscar el talento donde se encuentre. El mayor desafío que tienen estas empresas acostumbradas a la sincronía, es abrirse a un estilo nuevo de comunicación: lo asíncrono.
Doist es uno de los primeros equipos remotos totalmente asíncronos, y se lo toman en serio. Siendo un equipo de trabajo distribuido a nivel mundial, tienen una cultura bien definida y documentada en torno a sus canales de comunicación, siendo siempre asíncrono primero.
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👉🏽 Aquí están las principales ideas surgidas de nuestra conversación con Brenna:
- [En relación a la comunicación asíncrona] les ha tomado 10 años para iterar a través de ensayo y error para ver qué es lo que mejor funciona para Doist como empresa.
- Establecer expectativas y crear una cultura en torno a la asincronía, y entender lo que eso significa, es la clave para el éxito.
- En Doist tienen una pirámide de comunicación remota, donde en la base están las herramientas asíncronas como Twist, Figma o Google Docs, y en la punta está Telegram, solo para casos inmediatos y urgentes.
- Transicionar a la comunicación asíncrona debe ser discutido de manera transparente con tu equipo, y documentado. Por ejemplo, definir los tiempos, o cuánto es un 'tiempo razonable' para responder. Todos deben estar 'on board' con ello. No puede ser una desición que toma una persona de un día hacia otro.
- Cambiar lo que normalmente sería una reunión síncrona por algo basado en una forma escrita de comunicación (asíncrona), para que la gente no tenga que estar toda conectada al mismo tiempo requiere mucha coordinación al principio, y comprensión mutua, pero es muy importante.
- El primer pilar de la gestión de un equipo remoto y de asegurar que todo el mundo pueda prosperar de manera asíncrona es confiar en la gente. No puedes trabajar de forma asíncrona -o remota- si no confías en los miembros de tu equipo.
🇪🇸 Lee a continuación la traducción al español de la entrevista:
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Sergio: Bienvenidos a este cuarto episodio de Working Without Borders. Hoy tengo una invitada increíble. Ella es Brenna Loury, Head of Marketing en Doist. Brenna, muchas gracias por estar aquí.
Brenna: Muchas gracias por invitarme Sergio, qué bueno hablar contigo después de tantos años!
Sergio: ¡Tantos años! Brenna y yo nos conocimos en Chile en 2012. Ha pasado mucho, mucho tiempo. Primero que nada, me gustaría que le expliques a nuestros oyentes lo que hace exactamente Doist.
Brenna: Doist es nuestra empresa matriz. Desarrollamos software que ayuda a las personas a ser más productivas y equilibradas en su día a día, somos la empresa que construye la aplicación de productividad llamada Todoist.
Todoist tiene alrededor de 25 millones de usuarios y es nuestra aplicación bandera desde el 2007. Luego, en el 2017, lanzamos otra aplicación llamada Twist, que es para la comunicación asíncrona entre equipos, y se promociona mucho para los equipos remotos porque Twist es similar a una app de mensajería en base a hilos (threads). Así que eso es lo que hacemos en Doist, y, si quienes están escuchando no lo saben, somos una compañía totalmente remota de 79 personas en este momento, en 36 países diferentes —si no me equivoco. Llevamos haciendo esto desde el 2010, hace una década exactamente.
Sergio: Sin duda Doist es uno de los pioneros del trabajo remoto y, de hecho, una de las cosas que me llamó la atención inicialmente fue Twist, y el tipo de cultura —esta cultura asíncrona que Twist promueve en la misma herramienta.
Me gustaría que hablemos sobre lo asíncrono en general y cómo la comunicación y el trabajo asíncrono son tan diferentes del trabajo remoto que la mayoría de la gente está experimentando en este momento. Muchos han experimentado una variante específica de trabajo remoto —el de la pandemia—, y que en su mayor parte replica el horario y la dinámica que se da en la oficina, así que ¿cómo describirías la diferencia entre esta forma de trabajo remoto y el trabajo remoto en una organización asíncrona?
Brenna: Supongo que es importante añadir el contexto de que hemos estado haciendo esto durante los últimos 10 años, o sea que nos ha tomado 10 años para iterar a través de ensayo y error para ver qué es lo que mejor funciona para nosotros como empresa.
Honestamente siento mucha empatía por la gente que está lidiando con esta situación, con la pandemia. De un día para otro tener que pasarse a remoto porque probablemente hasta ahora era algo ajeno a ellos, y mucha gente y empresas aún están tratando de averiguar qué hacer, y están haciendo todas estas cosas ridículas, como poner software de rastreo en los computadores de la gente. Por ejemplo, mi vecino pasa como siete horas al día en reuniones de zoom todos los días, así que no estoy muy segura de cómo la mayoría de la gente es capaz de hacer sus cosas ahora. Realmente siento lástima por quienes están pasando por eso. Debe ser muy difícil.
Pero para nosotros en Doist hemos sido remotos desde la primera persona que contratamos. Amir, nuestro fundador y CEO, estaba trabajando en Chile y contrató a David, que fue nuestra primera persona de soporte al cliente —creo que fue contratado en 2011 y David estaba en Polonia y Amir estaba en Chile—, así que ser remotos siempre ha sido parte de nuestro ADN. Y siempre hemos tenido esta mentalidad asíncrona, porque siempre hemos tenido una gran amplitud de zonas horarias. No hemos estado en muchos escenarios donde la comunicación síncrona haya sido nuestra opción por defecto, pero hemos inclinado la balanza mucho más hacia la comunicación asíncrona desde que lanzamos Twist. Para nosotros funciona muy bien, porque —como mencioné— estamos en 35-36 países diferentes, y sería totalmente imposible si la gente tuviera que responder a los mensajes de inmediato, ¿no?
Sergio: Sí, y tengo curiosidad por saber qué obstáculos tuvieron que sortear como equipo durante esta década.
Brenna: Sí, buena pregunta. Para dar un poco de contexto adicional: antes de crear Twist, en los primeros días de Doist, estábamos usando otra herramienta que habíamos desarrollado llamada We Do List que era algo similar a Twist pero tenía muchas otras características adicionales de gestión de tareas dentro de ella. Así que, en última instancia, decidimos descartar el uso de We Do List -creo que en 2014 o 2015- y empezamos a usar Slack.
Honestamente, al principio fue súper genial para nosotros, porque esto además fue incluso antes de nuestro primer paseo de empresa, así que personalmente, por ejemplo, yo había estado con la compañía por dos o tres años en ese momento, y sólo había conocido a Amir y Alan que son el COO y el CEO. Así que Slack nos dio una nueva vida en la compañía y nos permitió conectarnos a un nivel mucho más personal. Pero después se convirtió en una especie de pesadilla. La luna de miel fue bastante corta.
Me mudé a los EE.UU. en 2015 y cuando me despertaba tenía cientos de mensajes para filtrar, una especie de enredo entre chistes y temas serios, y todo se mezclaba. Las decisiones se tomaban mientras yo dormía, y todos empezaron a experimentar la sensación de tener que estar todo el tiempo conectados y sentir miedo de estarse perdiendo de algo. Ese fue un gran punto de inflexión para nosotros. Estando en esto fue cuando decidimos crear Twist, porque entendimos que Slack sería la perdición de nuestra cultura de empresa.
Al darnos cuenta de eso, lo que hicimos fue crear un producto mínimo viable en Twist, una versión de la aplicación muy sencilla, y luego cerramos Slack y lo dejamos de golpe. Ese fue un gran paso para nosotros y que es gran parte de la narrativa detrás de Twist, porque trabajar de forma sincronizada no es sostenible, si eres una empresa remota que se extiende a través de tantas zonas horarias.
Sergio: ¿Nunca echas de menos la inmediatez de trabajar en sincronía? No digo que extrañes las videollamadas... pero sí tengo curiosidad sobre cómo esta cultura asíncrona sustituye a este tipo de instancias en vivo, como pair programming, por ejemplo, o los brainstormings, o los all-hands. ¿Cómo se las arreglan con eso?
Brenna: Somos asíncronos y somos muy explícitos en nuestra cultura de empresa de pasar a asíncronos y la sobre-documentación y la sobre-comunicación. Pero eso no quiere decir que no hagamos ninguna comunicación síncrona. Por ejemplo, nunca hacemos una reunión de toda la empresa —excepto cuando nos reunimos en el retiro de la empresa una vez al año— pero tenemos canales específicos de Twist que se dedican a anuncios más serios, y actualizaciones de los departamentos.
Por ejemplo, cada Departamento comparte una actualización mensual de marketing o una actualización mensual de la interfaz para que todos en la empresa puedan saber lo que pasa con los demás, pero pueden leerlo en su propio tiempo. Y luego tenemos —específicamente en el equipo de marketing— tenemos una reunión all-hands mensual, que dura aproximadamente una hora, y luego yo personalmente hago una reunión mensual uno-a-uno con todos mis reportes directos.
Honestamente, en el equipo de marketing tendemos a tener más coincidencia en términos de zonas horarias, porque muchos hablamos inglés como primer idioma, lo que significa que muchos de nosotros vivimos en Norteamérica. Así que, aunque somos muy asíncronos, eso no quiere decir que no nos enviemos DMs a veces, pero es un equilibrio importante, y tener eso explícitamente establecido para todo el mundo —especialmente para la gente nueva en la empresa— creo que es realmente importante. Establecer expectativas y crear una cultura en torno a la asincronía, y entender lo que eso significa, creo que es la clave para el éxito.
Sergio: Es cierto, y mencionas algo importante que me llama la atención. ¿Cómo evitas que la gente empiece a trabajar con gente que se mueve y a compartir su zona horaria? ¿Cómo te aseguras de que la colaboración se produzca entre personas que podrían estar en zonas horarias muy diferentes y que podrían tener cero coincidencia de horas?
Brenna: Sí, ese es un gran punto. Por ejemplo, uno de las ilustradoras con las que trabajamos frecuentemente en el equipo de marketing, está ubicada en Taipei, así que literalmente no tenemos ningún traslape. Así que, en este tipo de escenarios es muy importante, como he mencionado antes, sobrecomunicar, y en lugar de escribir una sola línea como 'Hola Jen, ¿cómo estás? ¿Crees que podrías ayudarme con una ilustración de una entrada del blog?', como ir mucho más allá, y compartir un informe creativo, y darle ejemplos, y asegurarse de que cuando se despierte tenga toda la información para poder empezar a trabajar en la tarea, porque, si no lo haces, entonces el tiempo de demora puede ser tan largo - si hay como 12 horas de distancia entre ambos - que puede tomar un tiempo realmente largo para hacer cualquier cosa.
Así que si no te comunicas y compartes todos los detalles que la otra persona necesitaría, eso se convierte en un superproblema. Pero creo que la naturaleza de nuestra compañía, al menos, nunca requiere que la gente esté en una zona horaria específica, por lo que nunca ha sido parte de la cultura o el ADN de nuestra compañía. Es algo así como dónde calienta el sol de dónde viene la gente que va a hacer el mejor trabajo, por eso es muy importante para nosotros asegurarnos de que todo el mundo esté en la misma página de ser completamente asíncrono, y documentarlo todo, y asignar a los responsables que puedan tomar decisiones mientras otras personas están durmiendo y cosas así.
Sergio: ¿Cómo tratas las cosas verdaderamente urgentes? -y sé que la palabra "urgente" suele ser abusada, y la gente tiende a abusar de ella para todo, y la mayoría de las veces es sólo hablar de ansiedad- pero cuando las cosas son verdaderamente urgentes, como "hay un bug en producción y los usuarios están sufriendo" o no sé. ¿Cómo haces los cambios o cómo lidias con estas cosas delicadas de tiempo?
Brenna: Muy buena pregunta. Por ejemplo, hacemos toda la comunicación de nuestro equipo 100 % en Twist en su mayor parte. Así que en Twist tenemos los hilos, y hay una UI de mensajes directos (DM), así que puedes añadir, por ejemplo, un mensaje directo de la compañía donde a veces lo enviamos a todos los empleados de la compañía en la App Store, o algo así, o también tenemos un canal de DM sólo de chat, supongo que se llama así, no es una sala de chat, pero es un DM con todo el equipo de soporte, así que este canal de DM, supongo que podrías llamarlo, o se llama, soporte extendido, así que normalmente es la primera etapa de las cosas.
Si hay un error o si hay un tiempo de inactividad, digamos que alguien posteará en este canal y dirá "¿quién está despierto? ¿quién puede ayudarme con esto?" y entonces haremos una especie de triage desde allí, pero si hay algo que es como locamente urgente -que ni siquiera estoy segura de cuántas veces ha sucedido realmente, probablemente los podemos contar con los dedos de una mano- pero tenemos un grupo de Telegram con algunos de nuestros desarrolladores de back-end, y de front-end, y nuestros CXOs.
Esto es como la mayor bandera roja. Si alguien envía un mensaje en Telegram - es necesario que la gente que está en este grupo de Doist tenga su notificación activada, lo cual es básicamente un no-no en Doist - pero en este caso particular, escribir en el chat de Telegram es una bandera tan roja que la gente necesita enterarse, y ponerse al día inmediatamente. Y tenemos una especie de blog sobre esto, creo que se llama la pirámide de comunicación remota, donde hablamos de nuestras bases en Twist y luego tenemos colaboración en Figma o Google docs o Paper, y luego tenemos Zoom o Meet y luego como en la parte superior de ese triángulo está Telegram, para las cosas más urgentes.
Sergio: Entonces, la clave es tener estos canales urgentes pero apenas usarlos, ¿no? Tratar de no usarlos.
Brenna: Saber realmente lo que es urgente y lo que no es urgente es muy importante creo que es como ser consciente de [aquello]. Lo bueno de Doist en abarcar tantas zonas horarias es que por lo general siempre alguien está despierto. Así que sabes que si alguien postea en este DM de soporte entonces es bastante frecuente obtener una respuesta relativamente rápida, porque no es un DM que se actualiza todo el tiempo, así que creo que saber dónde buscar estos estados más o menos urgentes es muy importante, y tener esa jerarquía de comunicación para que la gente sepa realmente cuando es importante y cuando puede esperar.
Sergio: Genial. Mencionaste anteriormente que tú y su equipo tienden a concentrarse en Norteamérica y eso les da a su equipo una especie de ventaja, y tengo curiosidad por saber cómo las empresas que comparten una sola zona horaria, o que tienen un alto traslape de horarios, pueden beneficiarse de la asincronía - es nuestro caso en Get on Board, en realidad tendemos a compartir un gran traslape porque todo el mundo está en América. Entonces, para una compañía que no necesariamente siente la necesidad de abandonar las zonas horarias, y creo que probablemente será el caso de la mayoría de las compañías que se están cambiando a remoto en estos días, ¿cómo pueden estas compañías adoptar la asincronía y beneficiarse de ella?
Brenna: Me encanta esa pregunta porque, como mencionaste, y más o menos lo que mencioné antes, aunque gran parte del equipo de marketing está basado en América, todavía somos primero asíncronos. Hay muy pocos casos en los que colaboramos en tiempo real, pero creo que si las empresas se enfrentan a la situación, y reconocen la importancia de la comunicación asíncrona -en términos de ser más productivos, y cuerdos.
Creo que el primer lugar para empezar es definitivamente tener esta conversación con tu equipo. No puedes decidir un día como 'oh, voy a ser asíncrono. No voy a responder a ninguno de mis mensajes hasta que yo quiera...' entonces tu equipo va a quedar como '¿qué? ¿qué está pasando aquí?' Así que creo que necesitas tener una conversación transparente con tu gente para asegurarte de que todo el mundo esté en la misma página y definir las normas que son muy importantes. Por ejemplo, definir los tiempos, o cuánto es un 'tiempo razonable' para responder.
Normalmente para nosotros es de 24 a 48 horas, pero ¿cómo se ve eso para tu equipo? Darle a la gente el espacio y el tiempo para desconectarse también es muy importante. Asegurarse - especialmente como supervisor - de que no digas 'Ok, no veo que te hayas conectado. ¿Qué estás haciendo?' Eso es lo peor. Y no sé si eso significa que la gente agenda espacios en sus calendarios o cambiar lo que normalmente sería una reunión por algo basado en los hilos de conversación, o una forma escrita de comunicación, para que la gente no tenga que estar toda conectada al mismo tiempo.
Creo que requiere mucha coordinación al principio, y comprensión mutua, pero es muy importante. Espero que más gente pueda pasar a la comunicación asíncrona porque no puedo imaginarme lo que es tener que pasar todo el día en reuniones de zoom, y luego, ¿a dónde va esa información? Nadie la está escribiendo o no sé si la gente está grabando cosas, pero entonces, las personas tienen que volver a revisar las grabaciones.
Sergio: No puedo estar más de acuerdo, y eso me lleva a la siguiente pregunta. Primero, liderar un equipo asíncrono -que tú ya haces- y liderar un equipo remoto de marketing -que también haces- así que, y pregunto porque la mayoría de las herramientas que me vienen a la mente cuando pienso en trabajo remoto tienden a ser optimizadas -o creadas- para los equipos de desarrollo, y escritura de código. Así que tengo curiosidad por saber cómo esta función de marketing que tiende a depender más de la creatividad, e ideas, y estrategias funciona a distancia -específicamente- en un entorno de asincronía.
Brenna: El primer pilar de la gestión de un equipo remoto y de asegurar que todo el mundo pueda prosperar de manera asíncrona es confiar en la gente. Quiero decir, no puedes trabajar de forma asíncrona -o remota- si no confías en los miembros de tu equipo. Eso es muy importante para nosotros.
Somos muy meticulosos a la hora de contratar a gente que muestran estas cualidades y nos aseguramos de que tienen todas las herramientas para hacer su trabajo también, de manera que como no tienen que hacerte ping todo el tiempo y preguntarte como '¿dónde está este documento?' o '¿dónde puedo encontrar más información sobre X-Y-Z?.' Estar realmente atento a preparar a la gente para el éxito y darles todos los recursos que necesitan para básicamente ponerse a trabajar y empezar a andar por su propia cuenta, porque si tienes que hacer tanta tutoría, entonces ese tipo de cosas anulan el propósito de ser asíncrono.
Y en términos de marketing, creo que la asincronía funciona muy bien para nosotros porque gran parte del marketing que hacemos se basa en el contenido, así que nos centramos mucho en las entradas de los blogs, lo cual no se puede hacer. Es casi imposible escribir algo coherente cuando recibes mensajes todo el tiempo, así que es muy importante poder desconectarse y escribir durante un par de horas. Personalmente, trabajo mucho en nuestras landing pages, así que ser capaz de desconectarse y entrar en el flujo de escritura y pensar en cómo las secciones trabajan juntas... no veo realmente cómo eso sería diferente de un equipo de desarrolladores.
Pero hay una instancia en la que estoy pensando -en términos de lo que hago personalmente- si estoy creando una landing page a veces trabajamos de manera síncrona con nuestros diseñadores para decir como 'mira esto iría mejor aquí o aquí. Esto es lo que estoy pensando para esta sección' pero también lo hacemos en Figma - y usamos Loom a veces también. Hay tantas herramientas que pueden facilitar un ambiente saludable, remoto y asíncrono, sin importar el área de la compañía en la que trabajes.
Sergio: Entonces, mencionas un par de herramientas incluyendo a Figma -y obviamente a Twist, que es tu lugar de trabajo.
Tengo curiosidad por saber dónde almacenan sus conocimientos. ¿Qué herramientas utilizan para almacenar lo que están aprendiendo como equipo? Las reglas de la compañía, y la cultura, y todo eso.
Brenna: Sí, esa es una gran pregunta porque tenemos unos cuantos espacios diferentes para eso en realidad. Quiero decir que Twist es una herramienta increíble para los equipos que verdaderamente pueden adoptarlo adecuadamente porque para nosotros -lo hemos estado usando desde 2015 o 16- todas esas conversaciones, y todos esos hilos, y todas esas decisiones están perfectamente cristalizadas en su forma original. Así que puedo volver atrás y hacer una búsqueda y buscar 'Twist logo', por ejemplo, y puedo encontrar el canal e hilo exacto donde discutimos cómo iba a ser el logo de Twist y no está contaminado por ninguna otra conversación.
Twist es una fuente enorme para nosotros y luego, a un nivel más formal, diría que tenemos un Handbook que actualizamos en GitHub. Así que eso es lo básico de la compañía: ¿Cuáles son nuestros beneficios? ¿y nuestras políticas de vacaciones? ¿cómo es la trayectoria profesional en Doist? Así que, mucha de la documentación oficial está en GitHub pero antes de llegar a ninguna de esas conclusiones, siempre tenemos esas conversaciones en Twist. Y luego, obviamente tenemos Google Drive y Dropbox, Paper y demás, pero nuestra única fuente de verdad es nuestro Handbook en GitHub o Twist -donde se puede ver todo el marco de toma de decisiones que conduce a algo que fue añadido en el Handbook- que tiene sentido.
Sergio: Genial. Así que, para terminar, quería preguntarte sobre un proyecto tuyo, se llama We are async. ¿Puedes contarnos un poco sobre él, y cuál es el propósito del mismo?
Brenna: ¡Claro! En Doist tenemos esta oportunidad realmente genial que se llama deberes personales, lo que significa que cualquiera en la empresa puede pasar un mes al año trabajando en un proyecto que les apasiona, así que pasé el mes de julio trabajando en este proyecto llamado we are async y fue increíble. No soy diseñadora, de ninguna manera, pero hice un sitio web llamado weareasync.com. Lo hice todo yo sola y fue una gran experiencia de aprendizaje para mí. Y entonces, básicamente la premisa de esto es una comunidad para las personas y empresas que son partidarios de la comunicación asíncrona. Y es una forma de que la gente aprenda más sobre los beneficios de la comunicación asíncrona.
Tengo una bolsa de trabajo de las empresas afiliadas para que puedas ver qué empresas amigas de la asincronía están contratando, y luego puedes tomar un cuestionario interesante que tiene un puñado de preguntas que en última instancia te dirá cuán asíncrono eres en una escala de 1 o 50 a 100 -no me acuerdo. Fue un proceso realmente genial, y fue increíble ver lo emocionados que estaban las otras compañías por unirse a la comunidad.
Yo como que me metí en el proyecto sin muchas expectativas pero -bueno- Buffer y Help Scout, y Zapier, y Toggle, y Gumroad, y todas estas grandes compañías se unieron, así que definitivamente sentí la presión durante el proyecto. Así que, cualquiera que esté interesado en aprender más sobre las culturas asíncronas en el trabajo puede comprobarlo, y si estás interesado en unirte como compañía, hay una forma de solicitarlo allí también.
Sergio: Genial, seguro. Definitivamente tomaré el test, me interesa mucho.
Bueno Brenna, esta ha sido una conversación increíble. Muchas gracias por toda la franqueza y toda esa información valiosa. Creo que ha sido muy esclarecedora. No todas las empresas trabajan de la misma manera que tú, así que te agradezco mucho por tu experiencia y por lo que has dicho hoy.
Brenna: Sí, muchas gracias por recibirme. Y fue un placer charlar sobre como nuestro pequeño rincón del mundo, y espero que más equipos y empresas puedan entusiasmarse con esto porque es una forma realmente genial de trabajar y vivir y -ya sabes- no estamos todos estresados y locos y esas cosas en Doist, así que definitivamente lo recomiendo.
Sergio: Absolutamente, muchas gracias Brenna.
Brenna: ¡Gracias Sergio!
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